Patecatl

Der Bereich der häufig gestellten Fragen bietet Antworten auf häufig bei den Benutzern auftretenden Probleme. Folgend finden Sie eine Auflistung verschiedener Fragestellungen und die dazugehörige Lösung. Sollte Ihre Frage nicht dabei sein oder dennoch nicht beantwortet sein, wenden Sie sich bitte über das Support-Formular an uns.

Die häufig gestellten Fragen:

• Warum werden mir im Formular "Pumpe" keine Pumpen zur Auswahl angeboten?

Wie setze ich einen Patient "Aktiv" oder "Inaktiv"?

Für den Aktiv-Status sind die Angaben im Betreuungsverlauf relevant. Hier protokollieren Sie die Aktiv-Zeiträume des Patienten. Der erste Datensatz zeigt daher als "Von"-Zeitpunkt immer den Therapiebeginn an. Möchten Sie den Patienten auf inaktiv setzen, tragen Sie hier ein Datum für "Bis" ein. Wenn der Patient wieder aktiv gesetzt werden soll, legen Sie eine neue Zeile an und tragen nur ein "Von"-Datum ein (den Tag, an dem der Patient wieder aktiv wurde). Im Bemerkungsfeld können Sie z.B. angeben, warum der Aktiv-Zeitraum beendet wurde (z.B. weil der Patient im Krankenhaus ist).

Info: Den Aktiv/Inaktiv-Status bekommen Sie auf zwei Arten angezeigt:
Ein aktiver Patient hat ein farbiges Patient-Symbol im Baum, während ein inaktiver ein graues Symbol hat.
Wenn Sie den Patient anwählen, wird der Status im rechten Teilbereich (relativ weit unten) angezeigt. Hier werden auch Informationen geliefert, seit wann der Patient aktiv bzw. inaktiv ist, sowie Ihre Bemerkung angegeben.

Hinweis: Wenn Sie den Status des Patienten über den Betreuungsverlauf geändert haben, kann es einige Zeit dauern, bis das Symbol im Baum die Farbe wechselt. In der Übersicht des Patienten wird der aktuelle Status sofort angezeigt.

Info: In der TravaCare-Edition kann zusätzlich der Grund für die Inaktivität über ein Auswahlfeld bestimmt werden, welches die Kürzel-Codes der Firma TravaCare anbietet. Dieses Kürzel wird auch in der Patient-Übersicht im Status angezeigt.

Ich kann dem Infusionsregime keine Produkte zuordnen. Das Auswahlfeld ist leer obwohl ich Produkte eingegeben habe!

Das Auswahlfeld zeigt nur solche Produkte an, die im Infusionsregime auftauchen dürfen. Da Pa'tecatl alle Produkte gleich behandelt, kann das Programm nicht wissen, welche Produkte im Infusionsregime auftauchen dürfen und welche nicht.

Öffnen Sie "Produkte" in den Stammdaten und markieren Sie den Haken bei "Infusionsregime" für alle die Produkte, die im Infusionsregime auftauchen sollen, an.

Hinweis: In der TravaCare-Edition erledigt der Produkt-Import diese Einstellung, sodass Sie diese Einstellung normalerweise nicht vornehmen müssen.

Ich kann dem Patienten kein Gerät zuordnen. Die Auswahl ist leer! 

Das Auswahlfeld zeigt nur solche Produkte an, die Geräte sind. Da Pa'tecatl alle Produkte gleich behandelt, kann das Programm nicht wissen, welche Produkte Geräte sind und welche nicht.

Öffnen Sie "Produkte" in den Stammdaten und markieren Sie den Haken bei "Gerät" für alle die Produkte an, die ein Gerät sind.

Hinweis: In der TravaCare-Edition erledigt der Produkt-Import diese Einstellung, sodass Sie diese Einstellung normalerweise nicht vornehmen müssen.

Wie kann ich einen Bestelltermin löschen?

Bestelltermine können nicht gelöscht werden. Bestelltermine werden automatisch abhängig vom nächsten errechneten Liefertermin für den Patienten angelegt. Um die Erinnerung für eine Bestellung abzuschalten setzen Sie den Patienten entweder inaktiv oder beeinflussen Sie den nächsten Liefertermin so, dass er in der Zukunft liegt. Der Liefertermin wird über das aktuelle Inventar des Patienten errechnet. Stocken Sie also das Inventar des Patienten entsprechend auf, indem Sie entweder Produkte bestellen oder den Inventar über die Verbrauchskorrektur anpassen.

Hinweis: Bestelltermine sind standardmäßig 2 Werktage vor dem errechneten Liefertermin. Die Distanz in Werktagen lässt sich über die Programmoptionen einstellen. 

Info: Ab Version 1.0.0-5 können Bestelltermine, die in der Vergangenheit liegen, ausgeblendet werden (im Erinnerungsfenster auf "Termin löschen" klicken). Der Termin erscheint dann erst wieder, wenn ein neuer Bestelltermin in der Zukunft errechnet wurde (etwa auf Grund einer erfolgten Bestellung).

Warum habe ich Bestelltermine in der Vergangenheit? Wie bekomme ich diese weg?

Ein Bestelltermin wird automatisch errechnet auf (standardmäßig) 3 Werktage vor dem errechneten nächsten Liefertermin für den Patienten. Wenn ein Bestelltermin in der Vergangenheit liegt, resultiert dies daraus, dass der errechnete Liefertermin weniger als 2 Werktage in der Zukunft liegt.

Erstellen Sie eine neue Bestellung für den Patienten, in der die Produkte geliefert werden, die der Patient benötigt (=verbraucht), wird ein neuer nächster Liefertermin errechnet und auch der Bestelltermin neu gesetzt.

Es kann vorkommen, dass Sie es versäumt haben, genügend Produkte zu bestellen (etwa weil die Erfassung der Daten in Pa'tecatl nicht konsequent durchgeführt wurde), und der Patient einen negativen Inventar errechnet bekommt (weil er Produkte verbraucht hat, die nie geliefert wurden). Überprüfen Sie im Inventar des Patienten, ob Posten mit negativer Menge auftauchen. Korrigieren Sie diese über die Inventar-Korrekturfunktion (z.B. auf "Dieser Posten passt nicht?" klicken) oder indem Sie genügend viele Produkte bestellen, um den Negativ-Bestand auszugleichen.

Hinweis: Möchten Sie das Automatische-Bestellungstermin-System nicht nutzen, so klicken Sie im Erinnerungsfenster auf "Termin löschen" für den entsprechenden Bestellungstermin (ab Version 1.0.0-5 möglich). 

Wofür verwende ich Bestellgruppen? 

Das Bestellformular verwendet Karteikarten um die Bestellung etwas übersichtlicher zu gestalten. Jede Karteikarte trägt dabei den Namen einer Bestellgruppe. Auf jeder Karteikarte können Sie im Auswahlfeld dann immer nur die Produkte auswählen, die zu dieser Bestellgruppe gehören. Alle Produkte, die keiner Bestellgruppe zugeordnet wurden, finden Sie unter "Sonstige Produkte".

Die Zuordnung der Produkte zu den Bestellgruppen können Sie unter "Produkte" in den Stammdaten vornehmen.

Wie übergebe ich die Daten an meine Urlaubsvertretung? 

Möglichkeit 1: Sie möchten Ihrer Urlaubsvertretung ALLE Daten geben.

Sofern Sie eine MSAccess-Datenbank nutzen, brauchen Sie Ihrer Urlaubsvertretung nur die entsprechende Datenbankdatei auf einen passenden Datenträger (USB-Stick) kopieren. Die richtige Datenbank-Datei finden Sie wie folgt: Öffnen Sie das Fenster "Datenbanken verwalten" aus dem Menü (Extras-Optionen-Datenbank). Wählen Sie den Datenbank-Eintrag an, den Sie Ihrer Vertretung geben möchten und wählen Sie "Eintrag bearbeiten". Unter "Pfad" steht der vollständige Pfad zur Datenbank. Zum Kopieren können Sie z.B. den Pfad in die Adressleiste des Windows-Explorers kopieren und dann die Datei in den Ziel-Ordner kopieren.
Anstatt den Pfad in den Windows-Explorer zu übertragen können Sie alternativ auch auf "Durchsuchen" klicken. Das sich öffnende Fenster unterstützt alle Funktionen des Windows-Explorers. Klicken Sie in diesem Fenster gleich auf die Datei mit der rechten Maustaste und wählen Sie kopieren, um sie im Ordner des USB-Sticks dann einzufügen.
Hinweis: Wenn Sie die Datei nicht per USB-Stick, sondern per Mail übertragen möchten, verfahren Sie auf ähnliche Weise. Fügen Sie Datei nur nicht im Ordner des USB-Sticks, sondern in Ihre Email ein. Achtung: Wenn der Empfänger Ihrer Email Microsoft Outlook oder Outlook Express oder Windows Mail verwendet, beachten Sie bitte die Antwort auf die Frage "Warum kann ich die Datenbank in der Email meines Kollegens nicht öffnen?"

Wenn Sie eine andere Datenbank als MSAccess verwenden, nutzen Sie die Funktion "Datenbank-Backup" im Fenster "Datenbanken verwalten", um Ihre Daten in eine MSAccess-Datei zu übertragen.

Möglichkeit 2: Sie möchten nur ausgewählte Daten an die Vertretung geben. 

Zum Übertragen von Daten gibt es die Funktion "Daten übertragen". Diese finden Sie im Fenster "Datenbanken verwalten" (aus dem Menü unter Extras-Optionen-Datenbank). Dort wählen Sie "Daten übertragen". Im Fenster "Daten übertragen" wählen Sie Ihre eigene Datenbank als Quelle und markieren rechts in der Baumstruktur die Datensätze, die Sie Ihrer Vertretung übergeben möchten. Wählen Sie als Ziel eine leere Datenbank oder die Datenbank Ihrer Vertretung.

Nach Ihrem Urlaub verfahren Sie auf dieselbe Weise, um die aktualisierten Daten von Ihrer Vertretung zurück in Ihre eigene Datenbank zurückzukopieren.

Warum werden bei "Daten übertragen" viel mehr Daten exportiert? 

Damit die "Daten übertragen"-Funktion die Datensätze, die Sie anmarkiert haben, exportieren kann, müssen oft einige Detaildatensätze, die mit den zu exportierenden Daten verknüpft sind, mit übertragen werden, ohne die die zu exportierenden Datensätze nicht vollstöndig wären.

Beispiel: Wenn Sie eine Bestellung exportieren, muss auch de zugehörige Patient, sowie die in der Bestellung verwendeten Produkte exportiert werden.

Wie nehme ich die Datenbank meines Kollegens bei mir auf?

Wenn Ihr Kollege Ihnen seine Datenbank gegeben hat, müssen Sie diese zunächst bei Ihrem System Pa'tecatl bekannt machen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Speichern Sie die Datenbank-Datei (.mdb) an einen Ihnen bekannten Ort (z.B. Eigene Dateien)
• Öffnen Sie Pa'tecatl und wählen im Menü "Extras"-"Optionen"-"Datenbank"
• Wählen Sie im Fenster "Datenbanken verwalten" den Punkt "Neuen Eintrag"
• Im Fenster "Datenbank-Einstellungen" stellen Sie als Datenbank-Typ "MSAccess" ein, vergeben eine beliebige Bezeichnung (z.B. "Herrn Meiers Daten") und tragen den Pfad zur MSAccess Datenbank-Datei ein (oder suchen die Datei über "Durchsuchen").
• Klicken Sie auf OK und bestätigen Sie das Speichern der Konfigurationsdatei mit "Speichern".

Nachdem der Eintrag angelegt wurde, ist die Datenbank-Datei Ihres Kollegen in Ihrem Pa'tecatl registriert. Sie können nun über das Auswahlfehld in der Symbolleiste zwischen den bekannten Datenbank wechseln.

Warum kann ich die Datenbank in der Email meines Kollegens nicht öffnen?

Wenn Sie Microsoft Outlook, Outlook Express oder Windows Mail verwenden und Ihr Kollege Ihnen seine Datenbank im MSAccess-Format (.mdb) per Email schickt, können Sie die Datei nicht öffnen, da Ihr Mailprogramm aus Sicherheitsgründen den Zugriff darauf versperrt.
Als Lösung gibt es zwei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Bitten Sie Ihren Kollegen, Ihnen die Datei nicht als .mdb zu senden. Es genügt z.B., dass er die Datei vorher umbenennt und die Datei-Endung ".mdb" in z.B. ".txt" ändert. Ihr Outlook wird die Datei nicht mehr als sicherheitsgefährdend einstufen und Ihnen den Zugriff erlauben. Natürlich müssen Sie die Datei von ".txt" wieder zurück in ".mdb" umbennen, bevor Sie sie mit Pa'tecatl verwenden. (Um die Dateiendungen ändern zu können, müssen Sie die Explorer-Einstellungen so ändern, dass die Erweiterungen bei bekannten Dateitypen nicht ausgeblendet werden.)
Alternativ kann Ihr Kollege die Datenbank-Datei verpackt senden. Hierzu muss er nur mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und "Senden an" und "Zip-komprimierter Ordner" wählen (Windows XP und höher) und die dann erzeugte ZIP-Datei per Email an Sie senden. Sie müssen dann nur die ZIP-Datei öffnen und die Datenbank-Datei herauskopieren.

Möglichkeit 2: Sie stellen Outlook so ein, dass es den Zugriff auf Dateianhänge mit der Endung .mdb nicht sperrt. Diese Möglichkeit erfordert tiefergehende Kenntnisse mit Windows und dem Registrierungseditor. Der Vorgang ist in zahlreichen Foren und anderen Internetbeiträgen beschrieben:
Suchen Sie den Schlüssel
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Security
wobei "<Version>" abhängig von Ihrer installierten Outlook-Version ist (z.B. 9.0, 10.0, 11.0 oder höher).
Legen Sie dort eine neue Zeichenfolge namens "Level1Remove" an.
Tragen Sie in dieser Zeichenfolge alle Dateiendungen, die nicht gesperrt werden sollen, mit Semikolon getrennt ein, also z.B. ".mdb;.exe".
Die Änderung erfordert einen Neustart von Outlook, um wirksam zu werden.
Hinweis: Bei Outlook Express und Windows Mail ist das Vorgehen entsprechend, nur dass der entsprechende Schlüssel für die Programme gesucht werden muss.
Achtung: Diese Änderung ist sicherheitskritisch und sollte nicht dauerhaft gemacht werden! Sie sollte keinesfalls vollzogen werden, wenn Sie nicht genau der Konsequenzen bewusst sind!

Warum bekomme ich die Meldung dass mein Patient keinen Verbrauch hat? 

Damit Pa'tecatl in der Lage ist, den nächsten Bestelltermin sowie den aktuellen Inventar des Patienten richtig zu ermitteln, muss das Programm wissen, was der Patient täglich verbraucht. Gehen Sie hierzu zum Patient in den Stammdaten und klicken Sie auf das Plus-Symbol vor seinem Namen. Öffnen Sie den "Standardverbrauch" und geben Sie für jedes Produkt, das er verbraucht an, wieviel von diesem Produkt verbraucht wird.

Was muss ich im Standardverbrauch in die Felder eingeben? 

Teilen Sie dem Programm mit, wieviel ein Patient von einem Produkt an einem Infusionstag verbraucht.
Die Felder "Verbrauch pro Intervall" und "Intervall in Infusionstagen" ergeben zusammen den Anteil an einem Produkt, den der Patient an einem Infusionstag verbraucht.

Einige Beispiele:

• Der Patient verbraucht einen Beutel der Ernährung pro Infusionstag. Da er dieses Produkt an jedem Infusionstag vollständig aufbraucht, tragen Sie in "Intervall in Infusionstagen" eine 1 ein. Da er an jedem Infusionstag einen Beutel verbraucht, tragen Sie in "Verbrauch pro Intervall" eine 1 ein. Das Verhältnis, also den Verbrauch pro Infusionstag ergibt 1.
• Der Patient verbraucht bei jedem Infundieren 3 Pflaster. Da er dieses Produkt an jedem Infusionstag benötigt, tragen Sie in "Intervall in Infusionstagen" eine 1 ein. Da er an jedem Infusionstag 3 Stück benötigt, tragen Sie in "Verbrauch pro Intervall" eine 3 ein. Das Verhältnis, also den Verbrauch pro Infusionstag ergibt 3.
• Der Patient verbraucht bei jedem Infundieren ein Viertel einer Rolle Mullbinde. Da ein Stück dieses Produkts erst an jedem 4. Infusionstag verbraucht ist, tragen Sie in "Intervall in Infusionstagen" eine 4 ein. Da er an jedem 4. Infusionstag 1 Stück verbraucht ist, tragen Sie in "Verbrauch pro Intervall" eine 1 ein. Das Verhältnis, also den Verbrauch pro Infusionstag ergibt 0,25.

Warum bekomme ich eine Fehlermeldung unter Windows Vista wenn ich eine Datenbank löschen möchte?

Standardmäßig legt Pa'tecatl die Konfigurationsdateien, die die Zugangsinformationen zu Datenbanken speichern, sowie MSAccess-Datenbankdateien in einem Verzeichnis ab, das für alle Benutzer des Computers zugänglich ist. Durch die Rechteverwaltung unter Windows Vista darf ein Benutzer nur die Dateien in diesem Verzeichnis löschen, die er selbst angelegt hat. Ein Grund für diese Fehlermeldung kann also sein, dass Sie die Datenbank unter einem anderen Benutzer angelegt haben.

Warum kann ich die exportieren Excel-Dateien nicht löschen?

Für Dokumentationszwecke werden die von Pa'tecatl exportierten Excel-Dateien standardmäßig vor absichtlichen oder versehentlichen Änderungen geschützt. Da Excel beim Speichern das "Schreibgeschützt"-Dateiattribut ignoriert, geht Pa'tecatl härter vor: Über Dateizugriffsrechte wird dem aktuellen Benutzer verboten, die Datei zu ändern.

Dieses Verhalten können Sie abstellen, indem Sie in den Programmoptionen unter "Excel-Export" die Option "Datei vor Änderungen schützen" deaktivieren.

Unter "Tipps & Tricks: Exportdateien löschen" erfahren Sie, wie Sie vor Änderungen geschützte Dateien dennoch löschen können.

Wo finde ich die Seriennummer meines Hardwarelocks?

Mit dem Menüpunkt "Extras" - "Lizenz" - "Lizenzinformationen anzeigen" öffnet sich das Fenster "Lizenzdaten", welches neben anderen Informationen zu Ihrer Lizenz auch die Seriennummer Ihre Hardwarelocks anzeigt.

Das gleiche Fenster finden Sie auch, indem Sie im Programm "Update- und Lizenzverwaltung" auf "Lizenzdaten anzeigen" klicken.

"Fehler beim Ermitteln der aktuellen Zeit"

Dieser Fehler tritt auf Grund eines Defekts im Hardwarelock auf. Der Hersteller hat das Problem inzwischen erkannt und behoben. Bitte setzen Sie sich mit DONATH° PRODUCTIONS über das Kontaktformular in Verbindung, um einen kostenlosen Austausch zu veranlassen.

Warum werden mir im Formular "Pumpe" keine Pumpen zur Auswahl angeboten? (nur TravaCare-Edition)

Pa'tecatl behandelt alle Produkte gleich. Deshalb kann das Programm nicht selbst wissen, welches Produkt eine Pumpe ist und welches nicht. Öffnen Sie den Punkt "Produkte" in den Stammdaten und markieren Sie bei jedem Produkt das eine Pumpe ist den Haken "Pumpe" an. Die so markierten Produkte erscheinen dann in der Auswahl im Fenster "Pumpe".

Die Zuordnung "Pumpe" zu den Produkten ist auch über die Produktlisten-Aktualisierungsfunktion automatisiert. Bitten Sie Ihre Firmenzentrale um eine aktuelle Liste zum Importieren.